Archivage electronique
epic pour la gestion de l'archivage electronique dans un coffre-fort. Activée par les admins reseau, sur souhait de la CAE (fait l'objet d'une facturation complementaire), forfaitaire par utilisateur actif
Les documents concernés sont l'ensemble des documents qui transitent dans endi. les documents brouillon n'ont pas à être archivés.
- Les devis, factures et note de depenses (export excel pdfise) sont automatiquement archives à validation
- Les pieces jointes de devis, factures, note de depense, commande et facture fournisseur, sont automatiquement archivées à validation du document afférent.
- les pieces jointes sur affaire et dossier, sont archivées sur demande ou peut-etre via validation de piece (en fonction regles document, a voir) ou encore sur un délai. (il faut éviter d'archiver des documents qui changent, mais ce serait bien de limiter au maximum les actions necessaire pour les utilisateurs pour archiver)
Des outils de comptage sont necessaires pour surveiller que le mode forfaitaire soit correctement taille. la facturation par le prestataire repose sur le nb de fichiers et la taille des fichiers (tranche de 150k). Des informations de bonnes pratiques de numérisation doivent être dispensées aux utilisateurs sans bloquer l'usage.
Une vue du coffre n'est pas nécessaire, mais on peut avoir besoin d'avoir les infos d'archivage par document. les controles administratifs s'effectuent plutot sur des documents definis que sur un acces libre a la base de donnée. un acces complet a endi reste de fait possible.